Onze dienstverlening
Bij de ontwikkeling en het organiseren van uw cursus,
congres of symposium - klein- en grootschalig, in het UMC St
Radboud en op externe locaties in Nederland -kunt u rekenen op
ondersteuning en advies op maat. Daarbij zullen uw wensen steeds
ons vertrekpunt zijn. De organisatorische en logistieke zaken nemen
we graag volledig voor onze rekening, zodat u daar geen omkijken
naar heeft. De diensten die we bieden zijn in
vogelvlucht:
Voorbereiding
- Adviseren bij het bepalen van de doelstellingen
- Adviseren bij het bepalen en benaderen van de
doelgroepen
- Opstellen en bewaken van een draaiboek
- Opstellen van een realistische en concurrerende
begroting
- Beleggen en eventueel voorzitten en notuleren van
besprekingen
Wetenschappelijk programma en sprekers
- Onderwijskundig en projectmatig adviseren over de invulling en
vormgeving van het wetenschappelijk programma
- Adviseren over e-learning, toetsing en werkvormen
- Verzorgen van de correspondentie met sprekers
- Verzamelen van bijdragen (presentaties, abstracts, literatuur)
van sprekers
- Regelen van reis- en verblijf van sprekers
Accreditatie
- Aanvragen en verwerken van accreditatie bij de
beroepsverenigingen
- Verzorgen van de correspondentie en registratie van
deelnemers
Locatie/catering/AV
- Inventariseren van de interne en externe mogelijkheden
- Adviseren over en reserveren van de locatie(s) en catering
- Regelen van de juiste AV-middelen en overige benodigdheden
Drukwerk / promotie / website
- Verzorgen van drukwerk
- Coördinatie van de mailing aan potentiële deelnemers,
verenigingen, organisaties
- Opstellen van een promotieplan
- Publicatie op www.paoheyendael.nl
- Ontwikkelen van een specifieke website (eigen look and feel en
URL)
- Verzorgen van congresmap, syllabus, abstractboek,
congresmateriaal
- Coördineren van de contacten met de media
Evaluatie
- Opstellen en uitwerken van evaluatieformulieren
- Verzorgen van de feedback aan organisatoren en sprekers
Deelnemersregistratie
- Registeren van de deelnemers in ons systeem
- Verzenden van bevestigingen naar deelnemers
- Maken van badges
- Vervaardigen van certificaten
Financiële administratie
- Opstellen en bewaken van de begroting
- Afhandelen van de sprekersvergoedingen
- Innen van deelnemersgelden
- Verzorgen van de nacalculatie en afrekening
Sponsoring
- Adviseren over mogelijkheden en tarieven
- Opstellen van een sponsorplan
- Onderhandelen en corresponderen met (potentiële) sponsoren
- Verzorgen van logistieke en organisatorische zaken
- Verzorgen van facturering en financiële afhandeling
Sociaal programma
- Inventariseren van en adviseren over mogelijkheden
- Organiseren van het sociaal programma, zoals diners, excursies,
partnerprogramma
Abstracts
- Inrichten van de abstractmodule op onze website aan de hand van
uw wensen
- Beschikbaar stellen van de abstracts aan de reviewers (per mail
of online)
- Coördineren van de selectieprocedure
- Verzorgen van de correspondentie met de indieners van abstracts
en sessievoorzitters
Coördinatie ter plaatse
- Ontvangen en registratie van deelnemers
- Ontvangen en begeleiden van sprekers, dagvoorzitters en
sessievoorzitters
- Ontvangen en begeleiden van deelnemers met een
posterpresentatie
- Aankleden van de ruimte(s)
- Verzorgen van AV-materiaal en overige benodigdheden
- Verzorgen van technische zaalassistentie
- Bieden van advies en ondersteuning waar nodig.