Onze dienstverlening

Bij de ontwikkeling en het organiseren van uw cursus, congres of symposium - klein- en grootschalig, in het Radboudumc en op externe locaties in Nederland -kunt u rekenen op ondersteuning en advies op maat. Daarbij zullen uw wensen steeds ons vertrekpunt zijn. De organisatorische en logistieke zaken nemen we graag volledig voor onze rekening, zodat u daar geen omkijken naar heeft. De diensten die we bieden zijn in vogelvlucht: 

Voorbereiding

  • Adviseren bij het bepalen van de doelstellingen
  • Adviseren bij het bepalen en benaderen van de doelgroepen 
  • Opstellen en bewaken van een draaiboek
  • Opstellen van een realistische en concurrerende begroting 
  • Beleggen en eventueel voorzitten en notuleren van besprekingen

Wetenschappelijk programma en sprekers

  • Onderwijskundig en projectmatig adviseren over de invulling en vormgeving van het wetenschappelijk programma
  • Adviseren over e-learning, toetsing en werkvormen
  • Verzorgen van de correspondentie met sprekers 
  • Verzamelen van bijdragen (presentaties, abstracts, literatuur) van sprekers 
  • Regelen van reis- en verblijf van sprekers

Accreditatie

  • Aanvragen en verwerken van accreditatie bij de beroepsverenigingen
  • Verzorgen van de correspondentie en registratie van deelnemers

Locatie/catering/AV

  • Inventariseren van de interne en externe mogelijkheden
  • Adviseren over en reserveren van de locatie(s) en catering
  • Regelen van de juiste AV-middelen en overige benodigdheden

Drukwerk / promotie / website

  • Verzorgen van drukwerk
  • Coördinatie van de mailing aan potentiële deelnemers, verenigingen, organisaties
  • Opstellen van een promotieplan
  • Publicatie op www.paoheyendael.nl
  • Ontwikkelen van een specifieke website (eigen look and feel en URL)
  • Verzorgen van congresmap, syllabus, abstractboek, congresmateriaal
  • Coördineren van de contacten met de media

Evaluatie

  • Opstellen en uitwerken van evaluatieformulieren
  • Verzorgen van de feedback aan organisatoren en sprekers

Deelnemersregistratie

  • Registeren van de deelnemers in ons systeem
  • Verzenden van bevestigingen naar deelnemers
  • Maken van badges
  • Vervaardigen van certificaten

Financiële administratie

  • Opstellen en bewaken van de begroting
  • Afhandelen van de sprekersvergoedingen
  • Innen van deelnemersgelden
  • Verzorgen van de nacalculatie en afrekening

Sponsoring

  • Adviseren over mogelijkheden en tarieven
  • Opstellen van een sponsorplan
  • Onderhandelen en corresponderen met (potentiële) sponsoren
  • Verzorgen van logistieke en organisatorische zaken
  • Verzorgen van facturering en financiële afhandeling

Sociaal programma

  • Inventariseren van en adviseren over mogelijkheden
  • Organiseren van het sociaal programma, zoals diners, excursies, partnerprogramma

Abstracts

  • Inrichten van de abstractmodule op onze website aan de hand van uw wensen
  • Beschikbaar stellen van de abstracts aan de reviewers (per mail of online)
  • Coördineren van de selectieprocedure
  • Verzorgen van de correspondentie met de indieners van abstracts en sessievoorzitters

Coördinatie ter plaatse 

  • Ontvangen en registratie van deelnemers
  • Ontvangen en begeleiden van sprekers, dagvoorzitters en sessievoorzitters
  • Ontvangen en begeleiden van deelnemers met een posterpresentatie
  • Aankleden van de ruimte(s)
  • Verzorgen van AV-materiaal en overige benodigdheden
  • Verzorgen van technische zaalassistentie 
  • Bieden van advies en ondersteuning waar nodig.